Boekhouding voor een zzp-coach of therapeut
Geschreven door Ilias Aarrass8 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
De btw-vrijstelling voor zorg geldt alleen als je een BIG-beroep uitoefent of een gelijkwaardige hbo-bacheloropleiding van 240 studiepunten hebt én je behandeling gericht is op gezondheid; loopbaan-, team- en ondernemerscoaching zijn belast met 21 procent.
- Vrijgestelde omzet betekent geen aftrek van btw op je kosten en investeringen in je praktijkruimte.
- Heb je zowel vrijgestelde als belaste omzet, dan splits je je voorbelasting naar verhouding van je omzet.
- Belaste verhuur van een praktijkruimte kan alleen als de huurder de ruimte voor minstens 90 procent belast gebruikt.
- Vooruitbetaalde trajecten of strippenkaarten boek je als vooruitontvangen bedrag; de btw is wel al verschuldigd bij betaling.
Coaches, therapeuten en begeleiders werken in een vak waarin de fiscale regels niet meebewegen met hoe je jezelf noemt, maar met wat je precies doet en welke opleiding je daarvoor hebt gedaan. Twee mensen met hetzelfde visitekaartje kunnen dus een totaal andere btw-positie hebben. Dat is precies waar het in deze branche misgaat: iemand factureert jarenlang zonder btw en krijgt achteraf een naheffing, of andersom, iemand draagt btw af die niet verschuldigd was. In dit artikel lees je hoe je bepaalt in welke categorie jij valt, wat dat betekent voor je aftrek, en hoe je de rest van je administratie inricht.
Vrijgesteld of belast: twee voorwaarden
De btw-vrijstelling voor gezondheidskundige verzorging kent twee voorwaarden, en je moet aan allebei voldoen. De eerste gaat over jou: je oefent een beroep uit dat is geregeld in de Wet BIG, of je hebt een opleiding op een daaraan gelijkwaardig kwaliteitsniveau. De Belastingdienst legt dat laatste uit als minimaal een afgeronde hbo-bacheloropleiding van 240 studiepunten die is gericht op de beroepsuitoefening, inclusief medische basiskennis.
De tweede voorwaarde gaat over je dienst: de behandeling moet gericht zijn op de bescherming, het behoud of het herstel van de gezondheid van je cliënt. Een klachtgerichte behandeling voldoet daaraan; loopbaancoaching, teamcoaching, stresspreventie in opdracht van een werkgever en persoonlijke ontwikkeling vrijwel nooit. Voldoe je niet aan allebei de voorwaarden, dan factureer je met 21 procent btw. Dat is geen straf: je mag dan ook alle btw op je kosten en investeringen aftrekken.
| Dienst | Btw |
|---|---|
| Behandeling door een BIG-geregistreerde beroepsbeoefenaar, gericht op gezondheid | vrijgesteld |
| Behandeling door iemand met een gelijkwaardige hbo-opleiding, gericht op gezondheid | vrijgesteld |
| Loopbaan-, team- of ondernemerscoaching | 21% |
| Training of opleiding, zonder CRKBO-registratie | 21% |
| Beroepsonderwijs met [CRKBO-registratie](kb:btw-vrijstelling-onderwijs-crkbo) | vrijgesteld |
| Detachering of uitlenen van jezelf aan een zorginstelling | 21% |
Gemengde praktijk: splitsen is verplicht
Veel praktijken doen allebei: individuele behandelingen die vrijgesteld zijn, en trainingen of coaching voor bedrijven die belast zijn. Dan heb je een gemengde praktijk en moet je je omzet en je voorbelasting splitsen. Kosten die alleen bij het belaste deel horen, zoals materiaal voor een training, zijn volledig aftrekbaar. Kosten die alleen bij het vrijgestelde deel horen, helemaal niet. Algemene kosten zoals je boekhouding, je telefoon en je huur verdeel je naar verhouding van je omzet.
Dat splitsen is goed te doen, mits je het vanaf het begin inricht. Maak aparte omzetrekeningen voor vrijgestelde en belaste diensten en label je kosten meteen bij het inboeken. Aan het eind van het jaar bereken je de definitieve verhouding en corrigeer je de voorlopige aftrek in je laatste aangifte. Hoe dat precies werkt, staat in btw splitsen bij belaste en vrijgestelde omzet.
Praktijk met twee soorten omzet
- Vrijgestelde omzet
- € 36.000 aan individuele behandelingen
- Belaste omzet
- € 12.000 aan coaching voor werkgevers, exclusief btw
- Verhouding
- 25 procent van de omzet is belast
- Algemene kosten
- € 1.600 btw op huur, software en administratie
- Aftrekbaar
- 25 procent van € 1.600, dus € 400
Uitkomst: De rest van de btw is kostprijs. Verschuift de verhouding tussen de jaren, dan verschuift je aftrek mee: reken hem elk jaar opnieuw uit in plaats van het percentage van vorig jaar over te nemen.
Je praktijkruimte
Huur je een ruimte, dan is verhuur in beginsel vrijgesteld van btw. Verhuurders bieden soms belaste verhuur aan, maar dat mag alleen als de huurder de ruimte voor minstens negentig procent gebruikt voor belaste prestaties. Ben je vrijgesteld, dan kan dat dus niet en krijg je een huurfactuur zonder btw. Dat is geen probleem: je had die btw toch niet kunnen aftrekken. Zie bedrijfsruimte huren.
Werk je vanuit huis, dan gelden de strenge regels voor een werkruimte aan huis. Zonder zelfstandige ingang en eigen voorzieningen is de ruimte fiscaal geen werkruimte en kun je de kosten van je woning niet aftrekken. Wat je wel gewoon aftrekt, is de inrichting die je zakelijk gebruikt: een behandelstoel, een bureau, apparatuur. Zie werkruimte aan huis en je thuiswerkplek inrichten.
- Huur je per dagdeel een ruimte bij een collega, bewaar dan de facturen; dat is gewoon een kostenpost.
- Verbouw je een praktijkruimte, kijk dan of het een investering is die je moet activeren.
- Reis je naar cliënten toe, houd dan een kilometeradministratie bij.
- Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en je registratie bij een beroepsvereniging zijn aftrekbaar, zie zakelijke verzekeringen.
Afspraken, no-shows en pakketten
Veel praktijken werken met annuleringsvoorwaarden: zegt een cliënt korter dan 24 uur van tevoren af, dan breng je de sessie in rekening. Of daar btw over verschuldigd is, hangt ervan af of het een vergoeding voor een dienst is of een schadevergoeding. Bij een echte no-showvergoeding zonder tegenprestatie is er meestal geen btw. Zie no-show en annulering. Zet je voorwaarden hoe dan ook op papier, zie algemene voorwaarden.
Verkoop je strippenkaarten of trajecten die de cliënt vooruit betaalt, dan is het geld nog niet van jou op het moment dat het binnenkomt. Je boekt het als vooruitontvangen bedrag en neemt het als omzet als de sessies plaatsvinden. Ben je btw-plichtig, dan is de btw wel al verschuldigd op het moment van betaling. Zie voorschotten en aanbetalingen boeken.
Veelgestelde vragen
Ben ik als coach vrijgesteld van btw?
Meestal niet. De vrijstelling geldt voor gezondheidskundige verzorging door iemand met een BIG-beroep of een gelijkwaardige opleiding. Coaching gericht op werk, loopbaan of ontwikkeling valt daar niet onder en is belast met 21 procent.
Ik heb een hbo-opleiding in mijn vakgebied. Is dat genoeg?
Alleen als het gaat om een afgeronde hbo-bacheloropleiding van 240 studiepunten die op de beroepsuitoefening is gericht, met medische basiskennis, én je behandeling op gezondheid is gericht. Losse cursussen of een korte opleiding voldoen niet.
Wat als ik zowel vrijgestelde als belaste omzet heb?
Dan splits je. Je doet gewoon btw-aangifte over het belaste deel en trekt de voorbelasting af naar verhouding van je belaste omzet. Directe kosten deel je toe aan het deel waar ze bij horen.
Moet ik btw op mijn factuur zetten als ik vrijgesteld ben?
Nee, en dat mag ook niet. Vermeld dat je diensten zijn vrijgesteld van btw. Zet je er toch btw op, dan ben je die btw verschuldigd, ook al hoefde het niet.
Bronnen
- Btw-vrijstelling in de gezondheidszorgBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Medische beroepen op een aan de Wet BIG gelijkwaardig kwaliteitsniveauBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Voorbeelden van belaste medische dienstenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
