Boekhouding voor personal trainers en sportcoaches

9% of 21%: de locatie bepaalt

Het verlaagde tarief van 9% geldt voor het geven van gelegenheid tot sportbeoefening in of vanuit een sportaccommodatie. Train je klanten in een sportschool, sportzaal of eigen trainingsruimte die daarvoor is ingericht, dan valt je dienst doorgaans onder 9%. Ook een bootcamp die vanuit een accommodatie start kan daaronder vallen.

Train je puur op locatie bij de klant thuis of in het park, zonder dat er een sportaccommodatie aan te pas komt, dan geldt het algemene tarief van 21%. Datzelfde geldt voor voedingsadvies, leefstijlcoaching en online coaching zonder fysieke trainingscomponent. Combineer je beide, dan werk je met twee tarieven en splits je dat in je administratie en op je facturen.

Strippenkaarten, pakketten en abonnementen

Veel trainers verkopen tienrittenkaarten of maandpakketten. Voor de btw geldt: op het moment dat je factureert of de betaling ontvangt, ben je de btw verschuldigd. Ook als de klant de sessies pas later opneemt. Verwerk de verkoop van een strippenkaart dus direct in je aangifte, en houd daarnaast voor jezelf bij hoeveel sessies er nog openstaan.

Werk je met automatische incasso's of betaalverzoeken, koppel die dan aan facturen of een omzetoverzicht. Losse tikkies zonder onderbouwing maken je omzet lastig te verantwoorden als de Belastingdienst meekijkt.

Reiskosten en trainen op locatie

Rijd je naar klanten thuis, naar het park of naar de sportschool waar je huurt, dan zijn dat zakelijke kilometers. Met een privéauto voer je in 2026 0,25 euro per kilometer op. Houd datum, bestemming en kilometers bij; bij veel losse afspraken per dag is een sluitende registratie extra belangrijk, want die ritten tellen flink op.

Kosten die je mag aftrekken

De huur van zaalruimte of een plek in een sportschool, je materialen zoals kettlebells en weerstandsbanden, sportkleding met bedrijfslogo, je aansprakelijkheidsverzekering, vakopleidingen en certificeringen zoals een trainerslicentie: allemaal zakelijke kosten. Ook software voor planning, voedingsschema's en je website tellen mee. Algemene sportkleding zonder logo en je eigen sportschoolabonnement zijn privé en dus niet aftrekbaar.

Haal je het urencriterium van 1.225 uur, dan komen daar de zelfstandigenaftrek van 1.200 euro en eventueel de startersaftrek van 2.123 euro bij. Tel al je uren mee: trainingen, maar ook schema's maken, administratie, acquisitie en bijscholing.

Klein beginnen? Denk aan de KOR

Start je naast een baan en blijft je omzet onder de 20.000 euro per jaar, dan kan de kleineondernemersregeling interessant zijn: geen btw rekenen, geen btw-aangifte. Voor particuliere klanten word je daarmee effectief goedkoper. Let wel: je kunt dan ook geen btw terugvragen over materialen, zaalhuur en opleidingen, en de keuze zit je in principe drie jaar vast. Reken het dus door voordat je je aanmeldt.