Boekhouding voor de gastouder: vrijgesteld van btw, en dan?
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Kinderopvang die onder de Wet kinderopvang valt is vrijgesteld van btw: je rekent geen btw, doet in de regel geen btw-aangifte en kunt de btw op je inkopen niet terugvragen.
- Of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting hangt af van je zelfstandigheid, je risico en het aantal vraagouders.
- Voeding, materiaal, scholing en verzekeringen zijn aftrekbaar; woonlasten bij een onzelfstandige werkruimte niet.
- Je omzet is wat het gastouderbureau aan jou uitbetaalt, niet het totaalbedrag dat de vraagouders betalen.
- Je urenregistratie bepaalt zowel de kinderopvangtoeslag van je vraagouders als je eigen urencriterium.
Als gastouder verdien je je geld thuis, met een handvol vraagouders en een gastouderbureau ertussen. Dat maakt je administratie op één punt eenvoudig: kinderopvang is vrijgesteld van btw, dus je rekent geen btw en doet in de regel geen btw-aangifte. Maar daarmee zijn de vragen niet weg. Ben je eigenlijk wel ondernemer voor de Belastingdienst? Wat mag je aftrekken van je winst als je in je eigen huis werkt? En hoe komt je urenregistratie eruit te zien, nu dezelfde uren ook de kinderopvangtoeslag van je vraagouders bepalen? Dit artikel loopt ze langs.
Btw: vrijgesteld, met één uitzondering
Kinderopvang die onder de Wet kinderopvang valt, is vrijgesteld van btw. Je staat geregistreerd in het Landelijk Register Kinderopvang, werkt via een gastouderbureau en je opvang valt daarmee binnen de vrijstelling. Praktisch betekent dat: geen btw op je facturen, geen btw-aangifte, maar ook geen btw terug op je inkopen. De luiers, het speelgoed en het hekje voor de trap koop je dus inclusief btw, en dat hele bedrag is je kostenpost.
De uitzondering zit aan de inkoopkant. Neem je een dienst af van een leverancier in het buitenland die geen btw rekent, bijvoorbeeld een softwareabonnement uit Ierland, dan moet je die btw zelf aangeven. Omdat je vrijgesteld bent, kun je hem niet aftrekken en betaal je hem dus echt. Dat is meteen het verschil tussen een vrijstelling en het nultarief, dat vaak door elkaar wordt gehaald.
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting?
Dit is de belangrijkste vraag in dit vak, en het antwoord is niet automatisch ja. De Belastingdienst kijkt naar zelfstandigheid, ondernemersrisico, het aantal vraagouders, de omvang van je opvang en of je je naar buiten toe als onderneming presenteert. Vang je kinderen van meerdere gezinnen op, bepaal je zelf je tarief, je dagen en je voorwaarden, en loop je risico als een gezin stopt, dan wijst dat op ondernemerschap.
Vang je incidenteel de kinderen van één gezin op, dan is het eerder resultaat uit overige werkzaamheden. Je geeft de inkomsten dan nog steeds op, maar je hebt geen recht op de ondernemersaftrekken. Het verschil is groot: alleen als ondernemer krijg je de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Lees de criteria in ondernemer voor de inkomstenbelasting of voor de btw en in van bijverdienste naar onderneming.
Rekenvoorbeeld: van uurtarief naar winst
- Opvang: 3 kinderen, 25 uur per week, 46 weken
- 3.450 opvanguren
- Tarief € 6,50 per kind per uur
- € 22.425 omzet
- Kosten: voeding, materiaal, verzekering, scholing
- circa € 3.500
- Winst voor ondernemersaftrek
- circa € 18.900
Uitkomst: Haal je het urencriterium en ben je ondernemer, dan gaan daar nog de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling vanaf
Welke kosten mag je aftrekken?
Je werkt in je eigen huis, en dat maakt de scheiding tussen zakelijk en privé lastiger dan in andere branches. De vuistregel: kosten die je zonder de opvang niet zou maken, zijn zakelijk. Kosten die je toch al had, niet.
| Post | Aftrekbaar? | Toelichting |
|---|---|---|
| Voeding, luiers, verzorgingsspullen | Ja | alleen het deel voor de opvangkinderen |
| Speelgoed, boxen, kinderstoelen, hekjes | Ja | boven € 450 activeren en afschrijven |
| Kinder-EHBO, scholing, VOG | Ja | verplicht voor je registratie |
| Aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering | Ja | voor zover zakelijk afgesloten |
| Huur, energie, verbouwing van de woning | Meestal niet | zie [werkruimte aan huis](kb:werkruimte-aan-huis-aftrekbaar) |
| Ritten naar school of activiteiten | Ja | met een [kilometeradministratie](kb:kilometeradministratie-bijhouden) |
Het gastouderbureau en de kassiersfunctie
Vraagouders betalen doorgaans aan het gastouderbureau, dat vervolgens jouw deel uitbetaalt. Jouw omzet is wat jij ontvangt voor de opvang, niet het totale bedrag dat de ouders betalen: de bureaukosten die zij betalen, zijn niet jouw omzet en niet jouw kosten. Betaal je zelf een bijdrage aan het bureau, dan is dat wél een kostenpost. Controleer de jaaropgaaf van het bureau met je eigen administratie; verschillen komen bijna altijd door maanden die op de grens van het jaar vallen.
Uren: twee keer belangrijk
Je urenregistratie doet dubbel werk. Ten eerste bepaalt ze samen met je tarief de kinderopvangtoeslag die je vraagouders ontvangen; een correctie achteraf betekent dat zij moeten terugbetalen, en dat gesprek wil je niet voeren. Ten tweede bepaalt ze of jij het urencriterium van 1.225 uur haalt, en dus of je recht hebt op de zelfstandigenaftrek.
Voor dat urencriterium tellen niet alleen de opvanguren mee, maar ook de tijd die je besteedt aan voorbereiding, boodschappen voor de opvang, gesprekken met vraagouders, administratie, scholing en het contact met het bureau. Leg die uren per week vast in plaats van achteraf te schatten; zie urenregistratie bijhouden en de zelfstandigenaftrek en het urencriterium.
- Noteer per dag welke kinderen er waren en hoe laat; die lijst is ook je onderbouwing richting het bureau.
- Houd je indirecte uren in dezelfde lijst bij, met een korte omschrijving.
- Bewaar de jaaropgaven van het bureau zeven jaar, net als de rest van je administratie.
- Reserveer maandelijks voor de aanslag; er wordt geen belasting ingehouden. Zie hoeveel je opzij zet.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen over gastouderopvang?
Nee. Kinderopvang die onder de Wet kinderopvang valt is vrijgesteld. Je zet geen btw op je facturen en doet in de regel geen btw-aangifte, maar je kunt ook geen btw op je inkopen terugvragen.
Ben ik automatisch ondernemer als ik gastouder ben?
Nee. Dat hangt af van je zelfstandigheid, het aantal vraagouders, je risico en de omvang van je opvang. Bij één gezin en beperkte uren is het vaker resultaat uit overige werkzaamheden, en dan mis je de ondernemersaftrekken.
Mag ik een deel van mijn woonlasten aftrekken?
Meestal niet. Een ruimte in je eigen woning zonder eigen ingang en eigen voorzieningen is een onzelfstandige werkruimte, en die kosten zijn niet aftrekbaar. De inrichting die je speciaal voor de opvang koopt, is dat wel.
Hoe zit het met de kinderopvangtoeslag?
Die vragen je vraagouders aan, niet jij. Jouw uren en tarief bepalen wel hun bedrag, dus een nauwkeurige urenregistratie voorkomt terugbetalingen bij hen. Heb je zelf kinderen in de opvang, zie kinderopvangtoeslag als zzp'er.
Ik vang ook mijn eigen kind op. Telt dat mee?
Voor je omzet niet: daar staat geen vergoeding tegenover. De uren die je aan je eigen kind besteedt, tellen ook niet mee voor het urencriterium. Houd die uren dus apart van je opvanguren.
Bronnen
- Vrijstellingen in de btwBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Gastouderopvang: regels en registratieRijksoverheid · rijksoverheid.nl
- Voorwaarden urencriteriumBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
