eHerkenning aanvragen: wanneer je het nodig hebt en wat het kost

Heb je het nodig? Dat hangt af van je rechtsvorm

Heb je een eenmanszaak, dan log je bij Mijn Belastingdienst Zakelijk in met je eigen DigiD. Je btw-aangifte, je inkomstenbelasting en je gegevens regel je daarmee zonder extra kosten. Heb je een bv, een vof, een stichting of een andere rechtsvorm met een eigen KvK-nummer los van jou als persoon, dan is DigiD niet toegestaan en heb je eHerkenning nodig. Datzelfde geldt zodra je personeel in dienst neemt en loonaangifte gaat doen of met het UWV moet werken.

Welk niveau en welke machtiging

eHerkenning kent betrouwbaarheidsniveaus. Voor de Belastingdienst is niveau 3 (EH3) de standaard: inloggen met een wachtwoord plus een code op je telefoon. Het niveau alleen is niet genoeg, je hebt er ook de juiste machtiging bij nodig, bijvoorbeeld Belastingdienst Zakelijk of Loonaangifte. Vraag je alleen het inlogmiddel aan zonder machtiging, dan kom je bij het inloggen alsnog niet binnen. Niveau 4 vraagt om identificatie met een paspoort of ID-kaart en is alleen nodig als een specifieke dienst daarom vraagt.

Laat je je aangiften door een boekhouder doen, dan hoef je vaak zelf niets aan te schaffen. Je kantoor kan met een ketenmachtiging namens jou aangifte doen; jij tekent daarvoor een machtiging en je administratiekantoor regelt de rest. Dat scheelt een abonnement en, belangrijker, gedoe met inlogcodes. Vraag daar dus naar voordat je zelf iets afsluit.

Aanvragen in vier stappen

De aanvraag loopt volledig via een leverancier, niet via de Belastingdienst zelf. Reken op enkele werkdagen doorlooptijd, want er volgt een controle bij de KvK en meestal een identificatie. Vraag het dus niet aan op de dag dat je aangifte moet doen.

1. Kies een erkende leverancier en het pakket EH3 met de machtiging die je nodig hebt.
2. Vul je KvK-nummer en de gegevens van de wettelijk vertegenwoordiger in; die moet in het handelsregister staan.
3. Identificeer je, meestal online met je ID-bewijs of via een korte videocontrole.
4. Activeer het middel, koppel de app of de code-generator en test het inloggen voordat een deadline nadert.

Kosten, compensatie en de fouten die geld kosten

De kosten van eHerkenning zijn zakelijke kosten en dus gewoon aftrekbaar; de btw op de factuur vraag je daarnaast terug als voorbelasting. Voor organisaties die geen KvK-inschrijving hebben en daardoor geen eHerkenning kunnen krijgen, bestaat een compensatieregeling van de Belastingdienst; als ondernemer met een KvK-nummer val je daar niet onder. Wat je wél kunt besparen: geen duurder niveau nemen dan nodig, en per direct opzeggen als je stopt of je bv opheft, want abonnementen lopen anders door.

Twee fouten komen steeds terug. De eerste is het middel op je eigen naam zetten in plaats van op de onderneming: het werkt dan niet bij de Belastingdienst. De tweede is meerdere ondernemingen door elkaar halen; heb je een holding en een werkmaatschappij, dan heeft elke rechtspersoon met een eigen KvK-nummer een eigen middel of een machtiging nodig. Ga je stoppen of pauzeren, zeg dan schriftelijk op en bewaar de bevestiging.

Veelgestelde vragen