Verhuizen met je onderneming: KvK, btw-id, facturen en vergunningen

Adres wijzigen bij de KvK

Wijzigingen in je inschrijving geef je door aan de KvK, uiterlijk binnen een week na de verhuizing. Heb je een eenmanszaak en is je bedrijfsadres ook je woonadres, dan zijn er twee sporen. Je privéverhuizing meld je bij de gemeente, die je nieuwe woonadres doorgeeft. Je bedrijfsadres in het Handelsregister wijzig je zelf, online en gratis, net als je SBI-code. Als eigenaar van een eenmanszaak log je daarvoor meestal in met DigiD; heb je een bv, dan gebruik je eHerkenning.

De KvK geeft je nieuwe bezoekadres door aan de Belastingdienst. Wijzigt alleen je postadres, dan moet je dat zelf bij de Belastingdienst melden. Je KvK-nummer, je btw-id en je omzetbelastingnummer blijven hetzelfde: het is nog steeds dezelfde onderneming, alleen op een ander adres. Controleer na een paar weken wel of de brieven van de Belastingdienst op het nieuwe adres aankomen. Wat de verschillende nummers betekenen, lees je in inschrijven bij de KvK en btw-nummer aanvragen.

Facturen, website en alle andere plekken

Je adres is een verplicht onderdeel van je factuur. Pas je factuursjabloon daarom aan per de verhuisdatum; facturen van daarvoor laat je gewoon zoals ze zijn, want die geven het adres op het moment van uitreiken weer. Welke gegevens er verder op een factuur moeten staan, lees je in je eerste factuur maken. Ook op je website hoort je actuele adres, net als je KvK-nummer en btw-id, zie website-verplichtingen voor zzp'ers.

Daarnaast staat je adres op meer plekken dan je denkt: je e-mailhandtekening, offertesjablonen, algemene voorwaarden, je bedrijfsprofiel op Google, platforms waar je op verkoopt, je bank en je verzekeraar. Laat ook je klanten weten dat je verhuist, zodat hun crediteurenadministratie je nieuwe gegevens gebruikt. Een verzekeraar kan je premie aanpassen op basis van je nieuwe postcode, dus meld de verhuizing daar vóór de verhuisdag.

Vergunningen en regels van je nieuwe gemeente

Vergunningen zijn vaak gekoppeld aan een locatie. Een exploitatievergunning, een standplaatsvergunning of toestemming voor een gevelbord verhuist niet automatisch mee; op het nieuwe adres vraag je ze in de regel opnieuw aan. Daarnaast bepaalt het omgevingsplan van de gemeente of je vanuit je woning mag werken en in welke vorm. Kantoorwerk achter een laptop is vrijwel overal toegestaan, maar klanten ontvangen, een behandelruimte, opslag van materialen of een werkplaats kan aan regels gebonden zijn.

Verhuis je naar een bedrijfspand in plaats van een woning, lees dan eerst de voorwaarden van het huurcontract en het toegestane gebruik van het pand goed door. Wat daarbij komt kijken, staat in bedrijfsruimte huren als zzp'er. Het kost je een telefoontje of een mail aan de gemeente om vooraf zekerheid te krijgen, en dat is een stuk goedkoper dan na de verhuizing ontdekken dat je activiteit daar niet mag.

Werkruimte en verhuiskosten fiscaal

Een nieuwe woning betekent een nieuwe beoordeling van je werkruimte. De regels voor aftrek van een werkruimte in je woning zijn streng: het moet om een zelfstandige ruimte gaan met onder meer een eigen ingang en eigen sanitair, en je moet aan de inkomenstoets voldoen. Een werkkamer die je in je oude woning niet kon aftrekken, kan dat in je nieuwe woning ook niet zomaar, en andersom. Die toets geldt ook als je huurt; alleen de kosten die je kunt opvoeren verschillen. Zie werkruimte aan huis aftrekbaar voor de toets.

De kosten van het verhuizen van je bedrijfsinventaris, zoals het overbrengen van gereedschap, voorraad of een werkplaatsinrichting, zijn zakelijke kosten. Hetzelfde geldt voor nieuwe visitekaartjes, een aangepast gevelbord en het opnieuw inrichten van je werkplek. De verhuizing van je privéspullen is privé. Doet één verhuisbedrijf beide, vraag dan om een factuur waarop het zakelijke deel apart staat, zodat je dat deel en de btw erover kunt aftrekken.

Veelgestelde vragen