Boekhouding voor zzp-rijinstructeurs: WRM, lesauto en btw

Je WRM-certificaat en je start

Wie tegen betaling rijles geeft, heeft een instructeurscertificaat nodig op grond van de Wet rijonderricht motorrijtuigen, de WRM. Dat certificaat is een beperkte periode geldig en houd je in stand met periodieke nascholing; de actuele eisen vraag je na bij de instantie die de examens en de registratie verzorgt. Kosten voor nascholing en verlenging zijn gewone bedrijfskosten. Voor de opleiding tot instructeur zelf hangt de aftrek af van het moment en het doel, zie studiekosten en opleidingen aftrekken.

Veel instructeurs beginnen als zzp'er bij een bestaande rijschool, in de auto van die rijschool en met leerlingen die de rijschool aanlevert. Dat is fiscaal kwetsbaar: bepaalt de rijschool je rooster, je tarief en je werkwijze, dan lijkt het sterk op loondienst. Lees schijnzelfstandigheid en de wet DBA voordat je tekent, en werk bij voorkeur ook voor eigen leerlingen onder je eigen naam.

Btw: 21 procent op rijlessen

Rijlessen voor het rijbewijs vallen niet onder de btw-vrijstelling voor onderwijs. Je rekent dus 21 procent, zowel over losse lessen als over lespakketten. Omdat je leerlingen particulieren zijn, communiceer je prijzen inclusief btw; houd er bij het bepalen van je tarief rekening mee dat ongeveer een zesde deel van wat binnenkomt naar de Belastingdienst gaat. Alleen bepaalde erkende beroepsopleidingen, zoals nascholing voor beroepschauffeurs, kunnen onder voorwaarden vrijgesteld zijn; ga daar niet zomaar van uit.

Betaalt een leerling een pakket vooruit, dan is de btw verschuldigd op het moment dat je factureert of het geld ontvangt, niet pas bij de laatste les. Stopt een leerling halverwege en betaal je een deel terug, dan corrigeer je dat met een creditnota. Neem je contant geld of een betaalverzoek aan in de auto, zorg dan dat elke ontvangst in je administratie terechtkomt met datum en naam van de leerling.

CBR-examengeld als doorlopende post

Vraag je een examen of tussentijdse toets aan voor je leerling, dan betaal je het examengeld meestal eerst zelf. Dat bedrag is eigenlijk van je leerling: jij schiet het voor, in naam en voor rekening van de leerling. Reken je het precies door zoals je het betaalde, als aparte regel op je factuur, dan is het een doorlopende post. Het is dan geen omzet voor jou, geen kostenpost en je rekent er geen btw over. Voorwaarde is wel dat je de leerling een factuur geeft, ook als dat een particulier is; zonder zo'n factuur ben je over het hele bedrag 21 procent btw verschuldigd. De voorwaarden staan in kosten doorbelasten aan je klant.

Boek examengelden op een tussenrekening in plaats van tussen je kosten, en koppel elke betaling aan de doorberekening aan de juiste leerling. Zo zie je aan het eind van elk kwartaal direct of alles weer is terugbetaald. Bewaar de bevestigingen van het examenbureau per leerling, want bij een controle zijn dat je bewijs dat het om een doorlopende post ging.

De lesauto: dubbele bediening, bijtelling en privégebruik

Je lesauto staat bijna altijd op de zaak. De aanschaf en de ombouw met dubbele bediening activeer je samen en schrijf je af, met maximaal 20 procent per jaar en een restwaarde. Een lesauto is fiscaal gewoon een personenauto, en gewone personenauto's zijn uitgesloten van de investeringsaftrek; reken daar dus niet op zonder het vooraf na te vragen. Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé, dan krijg je bijtelling, zie bijtelling berekenen.

Voor de btw trek je de btw op aanschaf, brandstof en onderhoud af, en corrigeer je het privégebruik één keer per jaar in je laatste aangifte. Zonder kilometerregistratie gebruik je het forfait van 2,7 procent van de cataloguswaarde, of 1,5 procent vanaf het vijfde jaar na het jaar waarin de auto in gebruik is genomen. Let op: voor de btw telt woon-werkverkeer als privé, voor de inkomstenbelasting als zakelijk. Meer in privégebruik auto en btw.

Veelgestelde vragen