Boekhouding voor zzp-vertalers en tolken: btw, EU-klanten en beëdiging

Btw per type klant

Vertalen en tolken zijn diensten tegen het algemene tarief van 21 procent. Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan verleg je de btw: je factureert zonder btw, vermeldt 'btw verlegd' en het btw-nummer van je klant, en je geeft de omzet op in rubriek 3b en in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Controleer dat nummer eerst via VIES. Het volledige overzicht staat in btw bij klanten in het buitenland.

Vertaal je boeken, bijvoorbeeld een roman of non-fictietitel voor een uitgever, dan geldt iets anders: het vertalen van boeken valt onder de btw-vrijstelling voor schrijvers. Je rekent daarover geen btw, maar de btw op kosten die bij dat werk horen, trek je ook niet af; doe je daarnaast belast vertaalwerk, dan splits je je voorbelasting. Zakelijke teksten, websites, handleidingen en brochures blijven gewoon belast met 21 procent. Twijfel je of een opdracht onder de vrijstelling valt, vraag het dan na voordat je zonder btw factureert.

Beëdigd vertaler of tolk

Voor officiële vertalingen en tolkwerk bij politie, rechtbank en andere overheidsinstanties moet je beëdigd zijn en ingeschreven staan in het Register beëdigde tolken en vertalers. Daar horen eisen bij over opleiding, taalniveau, integriteit en periodieke herregistratie met bewijs van nascholing en werkervaring. De kosten van inschrijving, beëdiging, een verklaring omtrent het gedrag en verplichte cursussen zijn allemaal aftrekbare bedrijfskosten.

Ook lidmaatschappen van een beroepsvereniging, woordenboeken en vakliteratuur trek je af; wat daar precies onder valt, lees je in vakliteratuur, lidmaatschappen en abonnementen. Tolk je op locatie met je eigen auto, dan reken je € 0,25 per zakelijke kilometer als kosten, los van wat je aan reiskosten bij je opdrachtgever in rekening brengt.

Tools, abonnementen en je werkplek

Vertaalsoftware, terminologiedatabases, machinevertaling op abonnement en een goede headset voor tolken op afstand zijn gewone bedrijfskosten. Een abonnement trek je direct af; koop je een licentie voor meerdere jaren van meer dan € 450, dan activeer je die en schrijf je hem af. Veel van die software komt van leveranciers uit andere EU-landen of daarbuiten, en dan wordt de btw naar jou verlegd. Hoe je dat in je aangifte verwerkt, lees je in btw op facturen van Google, Meta en andere buitenlandse leveranciers.

Je laptop en tweede scherm schrijf je af naar zakelijk gebruik. Een werkkamer in je eigen huis is voor de meeste vertalers fiscaal niet aftrekbaar, maar de inrichting, je bureaustoel en je internetabonnement naar zakelijk gebruik wel. Werk je met vertrouwelijke stukken, dan hoort een goed beveiligde opslag er ook bij.

Tarief, valuta en een gemengd kwartaal

Vertalers rekenen meestal per woord of per regel, tolken per uur of dagdeel, vaak met een minimumtarief. Reken voor jezelf terug wat je per uur overhoudt, inclusief revisie, terminologieonderzoek en administratie, zie je uurtarief bepalen. Factureer je in dollars of ponden, dan leg je elke factuur en ontvangst in euro's vast, zoals beschreven in factureren in vreemde valuta.

Omdat je klanten verschillend worden behandeld, is het slim om in je boekhoudprogramma per klant het juiste btw-type vast te leggen. Dan kiest het programma automatisch 21 procent, verlegd of geen Nederlandse btw, en klopt je aangifte met je opgaaf ICP.

Veelgestelde vragen