Boekhouding voor freelance fotografen en videografen

Btw op je werk: dienst of licentie?

Het uitvoeren van een fotoshoot of videoproductie is een dienst tegen het algemene tarief van 21%. Maar verleen of draag je als maker het auteursrecht op je werk over, bijvoorbeeld via een licentie waarmee een bedrijf jouw foto's mag gebruiken, dan valt die vergoeding onder het verlaagde tarief van 9%. Dat verlaagde tarief geldt alleen als jij zelf de maker bent.

In de praktijk lopen dienst en licentie vaak door elkaar: je doet een shoot én levert gebruiksrechten. Splits dat op je factuur. Reken je één bedrag zonder splitsing, dan is de veilige route het geheel tegen 21% te factureren. Wil je het 9%-tarief benutten, benoem de licentievergoeding dan apart en leg in je offerte vast wat de klant precies aan rechten krijgt.

Apparatuur afschrijven en de investeringsaftrek

Camera's, lenzen, drones, verlichting en montagecomputers zijn bedrijfsmiddelen. Kost een aankoop meer dan 450 euro exclusief btw, dan activeer je die op de balans en schrijf je hem in meestal vijf jaar af, rekening houdend met een restwaarde. Goedkopere aankopen, zoals een geheugenkaart of statief, trek je direct af als kosten.

Investeer je in een kalenderjaar in totaal meer dan 2.900 euro in bedrijfsmiddelen, dan heb je meestal recht op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek: een extra aftrekpost bovenop je afschrijvingen. Voor fotografen en videografen, die vaak in één jaar een body plus lenzen aanschaffen, is die grens snel gehaald. Plan grote aankopen daarom slim: twee investeringen in hetzelfde jaar leveren soms meer aftrek op dan verspreid over twee jaren.

Reiskosten, locaties en werken op afstand

Je rijdt naar shoots, locaties en klanten. Gebruik je je privéauto zakelijk, dan voer je in 2026 0,25 euro per zakelijke kilometer op als kosten. Houd een kilometeradministratie bij met datum, bestemming en gereden kilometers. Ook parkeerkosten bij een shoot en reizen met het openbaar vervoer zijn zakelijk aftrekbaar.

Huur je een studio, dan zijn de huur en de btw daarop zakelijk. Werk je vanuit huis aan je nabewerking, dan is je thuiswerkplek fiscaal alleen aftrekbaar in uitzonderingsgevallen, maar je apparatuur, software en internetkosten naar zakelijk gebruik zijn dat wel.

Software-abonnementen en buitenlandse klanten

Abonnementen op bewerkingssoftware en cloudopslag komen vaak van buitenlandse leveranciers. Koop je als ondernemer software bij een EU-leverancier, dan wordt de btw naar jou verlegd: je geeft die aan in je btw-aangifte en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Zorg wel dat je btw-nummer bij de leverancier geregistreerd staat, anders betaal je onterecht buitenlandse of Nederlandse btw die je niet zomaar terugkrijgt.

Lever je zelf aan zakelijke klanten in de EU, dan verleg je de btw naar je klant en vermeld je dat op de factuur. Voor klanten buiten de EU geldt meestal het nultarief of is de dienst belast in het land van de klant. Bij internationale opdrachten loont het om dit vooraf even te checken, zodat je factuur in één keer goed staat.

Wisselende inkomsten: bouw een buffer

Fotografie en video zijn seizoensgevoelig: bruiloften in de zomer, campagnes richting het einde van het jaar, stille maanden ertussenin. Zet daarom van elke betaalde factuur direct een vast percentage apart voor inkomstenbelasting en btw. Zo voorkom je dat een goede zomer wordt gevolgd door een pijnlijke aanslag in het voorjaar.