UBO-register: moet je je inschrijven, en hoe doe je dat?

Voor welke rechtsvormen geldt de inschrijfplicht?

De plicht geldt voor rechtspersonen en personenvennootschappen. Voor ondernemers zijn vooral de bv, de vof, de cv en de maatschap van belang. Ook stichtingen en de meeste verenigingen moeten UBO's opgeven. Een eenmanszaak valt erbuiten: daar is de eigenaar al zichtbaar in het Handelsregister, dus een apart UBO-register voegt niets toe.

Wie is UBO?

Bij een bv is UBO wie direct of indirect meer dan 25 procent van de aandelen of stemrechten heeft, of op een andere manier feitelijk zeggenschap heeft. Heb je een holding met daaronder een werkmaatschappij, dan ben jij als aandeelhouder van de holding ook UBO van de werkmaatschappij, want je bezit die aandelen indirect.

Bij een vof of maatschap is UBO wie meer dan 25 procent van het eigendomsbelang heeft of meer dan 25 procent van de winst krijgt. Twee vennoten die alles fifty-fifty delen, zijn dus allebei UBO. Is er niemand boven de 25 procent, bijvoorbeeld bij vijf gelijke vennoten, dan worden de bestuurders of beherende vennoten als pseudo-UBO ingeschreven.

Zo doe je de opgave

De opgave is gratis en loopt via de website van de KvK. Je logt in met eHerkenning namens de organisatie; die heb je voor een bv toch al nodig voor je belastingaangiftes, zie eHerkenning aanvragen. Voor een vof kan het ook met een papieren formulier.

Per UBO geef je onder meer de naam, geboortedatum, nationaliteit, woonadres en burgerservicenummer op, plus de aard en omvang van het belang, bijvoorbeeld meer dan 25 tot en met 50 procent. Je moet ook een document uploaden waaruit dat belang blijkt, zoals het aandeelhoudersregister of de samenwerkingsovereenkomst van je vof.

1. Bepaal wie UBO is, direct en via een holding.
2. Leg het aandeelhoudersregister of de vof-overeenkomst klaar.
3. Log in met eHerkenning en vul het UBO-opgaveformulier in.
4. Controleer daarna de bevestiging en bewaar die in je administratie.

Wie kan je gegevens zien?

Tot eind 2022 kon iedereen tegen betaling een deel van de UBO-gegevens opvragen. Na een uitspraak van het Europese Hof van Justitie is dat gestopt. Nu hebben alleen bevoegde autoriteiten, zoals de FIU en de Belastingdienst, en instellingen met een wettelijke controleplicht toegang, zoals banken, accountants en notarissen. Sinds 1 april 2026 kunnen die instellingen een digitaal gewaarmerkt UBO-uittreksel opvragen.

Dat verklaart waarom je bank bij het openen van een zakelijke rekening naar je UBO-inschrijving vraagt. Ontbreekt die, of klopt die niet met wat de bank zelf ziet, dan kan het openen van de rekening vastlopen. Een instelling die een verschil vindt, moet dat bovendien bij de KvK melden.

Wijzigingen en handhaving

Verandert er iets, bijvoorbeeld doordat een compagnon instapt, aandelen verkoopt of verhuist, dan geef je dat binnen een week door. Dat vergeten veel ondernemers, omdat de wijziging bij de notaris of in de vennotenovereenkomst al geregeld lijkt.

Niet of te laat inschrijven is een economisch delict. Sinds 1 januari 2026 geldt een beleidsregel voor de handhaving, dus een boete is geen theoretisch risico meer. Daarnaast ben je als bestuurder van een bv verantwoordelijk voor een juiste registratie; zie ook bestuurdersaansprakelijkheid.

Veelgestelde vragen